写给老板们的采购管理书:4、怎样建立阳光采购体系?

 

其实采购这个职能发展发展那么多年,已经建立一整套的采购流程体系以确保“阳光采购”。

阳光采购是一系列的技术手段,流程方法,结构体系的综合方法。越是大量的采购金额和大型的组织,这一套方法就运用的越是完善和彻底。而在相对小的公司规模里,一些方法可能会导致较高的使用成本,与所要控制的采购金额不匹配,所以各个公司要量体裁衣的选择和使用。

阳光采购体系的几点要素是:

1.     分权管理,各司其职。对于大型的组织,通常会区分寻源( sourcing)和采购(procurement),或者对于集团性公司区分集团采购(全球采购)和子公司采购(区域/工厂采购),这样将寻源谈判和实际执行分开,集团批量采购和零星采购分开。这样一方面是大幅提升采购效率和采购成果,另一个重要成效就是对于采购行为的监控。寻源会聚焦在供应商的选择和合同谈判上,而实际合同的执行是采购的职能。这样后期执行也是一个供应商管理和监控的过程。而集团集中采购关注在大批量产品的采购上,使用者为各集团公司,实际也是一个供应商管理和监控过程。除了采购过程的职责区分之外,通常在采购流程的设计上会加入使用部门的审批意见,使用部门重点对产品性能,供应商能力进行评估,这样也是一个分权过程。如此的采购架构设计可以使得某一方权利不会过大而导致的腐败行为或个人偏好行为。

2.     采购流程设计。与采购架构匹配,采购流程会分为询价比较流程和招投标流程,同时也会对单一供应商采购以及紧急采购做相应限制条件。询价采购即我们常常所说的三家比较询价。通过这个过程,采购摸清市场水平,然后根据公司需求选择合适供应商进行谈判。而招投标采购流程则是更为严格的询价比较过程以确保供应商的充分竞争.

3.     采购与使用部门,研发质量部门的配合。在采购流程中会对采购部门,使用部门,研发质量部门各自的职责进行定义。各方在采购流程中都有自己相应的权利和职责。这样就避免了任何单方面的采购决定,而相对是在综合成本,质量,交付等各方面的情况后作出的采购决策。而所有的采购决定又都有分层审批制度,降低风险的发生。

综上所述,我们可以看到,运用管理严格的采购流程以及配套的管理组织,我们就有可能建立阳光采购体系,使供应商透明竞争,而企业获取最优成本。

那么,各种采购组织,如何是最佳?采购对哪个职能汇报最好?请见下节分享。


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卓越采购
写给老板们的采购管理书:4、怎样建立阳光采购体系?
编辑:唐子婷

其实采购这个职能发展发展那么多年,已经建立一整套的采购流程体系以确保“阳光采购”。

阳光采购是一系列的技术手段,流程方法,结构体系的综合方法。越是大量的采购金额和大型的组织,这一套方法就运用的越是完善和彻底。而在相对小的公司规模里,一些方法可能会导致较高的使用成本,与所要控制的采购金额不匹配,所以各个公司要量体裁衣的选择和使用。

阳光采购体系的几点要素是:

1.     分权管理,各司其职。对于大型的组织,通常会区分寻源( sourcing)和采购(procurement),或者对于集团性公司区分集团采购(全球采购)和子公司采购(区域/工厂采购),这样将寻源谈判和实际执行分开,集团批量采购和零星采购分开。这样一方面是大幅提升采购效率和采购成果,另一个重要成效就是对于采购行为的监控。寻源会聚焦在供应商的选择和合同谈判上,而实际合同的执行是采购的职能。这样后期执行也是一个供应商管理和监控的过程。而集团集中采购关注在大批量产品的采购上,使用者为各集团公司,实际也是一个供应商管理和监控过程。除了采购过程的职责区分之外,通常在采购流程的设计上会加入使用部门的审批意见,使用部门重点对产品性能,供应商能力进行评估,这样也是一个分权过程。如此的采购架构设计可以使得某一方权利不会过大而导致的腐败行为或个人偏好行为。

2.     采购流程设计。与采购架构匹配,采购流程会分为询价比较流程和招投标流程,同时也会对单一供应商采购以及紧急采购做相应限制条件。询价采购即我们常常所说的三家比较询价。通过这个过程,采购摸清市场水平,然后根据公司需求选择合适供应商进行谈判。而招投标采购流程则是更为严格的询价比较过程以确保供应商的充分竞争.

3.     采购与使用部门,研发质量部门的配合。在采购流程中会对采购部门,使用部门,研发质量部门各自的职责进行定义。各方在采购流程中都有自己相应的权利和职责。这样就避免了任何单方面的采购决定,而相对是在综合成本,质量,交付等各方面的情况后作出的采购决策。而所有的采购决定又都有分层审批制度,降低风险的发生。

综上所述,我们可以看到,运用管理严格的采购流程以及配套的管理组织,我们就有可能建立阳光采购体系,使供应商透明竞争,而企业获取最优成本。

那么,各种采购组织,如何是最佳?采购对哪个职能汇报最好?请见下节分享。


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