写给老板们的采购管理书:3、采购部门的设立是能控制成本还是增加腐败

 

这确实是一个问题,原先分散的采购,每次采购额都不大,供应商也不太有兴趣花太多精力去“公关”。现在都集中在了采购部,供应商搞明白了,要进入供货,就要先搞定采购人员,于是似乎出现了权利过度集中可能带来的腐败问题。

不可否认的是,采购部是和钱打交道的部门,也是代表企业去选择筛选合作方的部门,如果没有良好的流程控制以及采购人员的自律的话,腐败是有可能产生的。对于老板们来讲,这是个心头大忌啊。

但是这个问题确不是“是”与“不是”的问题,而是怎么是更好的解决方案问题。

首先,只要有采购行为的地方,都是有腐败发生的可能性的。然而如果各个部门都在采购,大家都在用不同方式做同一件事情的话,监管是无从谈起的。然而当集中到了采购,于是采购部门就成了大家关注的重点,反而使采购部门要时时警醒自己,自律自查,通过流程控制,事后监管审计来约束自己的行为,建立“廉洁采购”的形象。采购部门如果不一贯的约束自己,就会常常感觉自己是“众矢之的”,成为高风险的职业领域。

第二,当采购分散的时候,虽然采购额分散了,但是通常各个使用部门更关心质量交期服务,在这个前提之下才是价格因素。也就是说可能会倾向于采购价格更好,“更优质”的产品。这样的前提下,供应商有更多愿意去“努力”的空间。而且使用部门由于时间限制,没有足够精力去做三家比较询价,这样可能供应商有更多“利润空间”进行操作。从组织结构的机制上说,当采购独立出来之后,采购部门的最重要KPI是成本控制,就有可能和使用部门就成本和质量之间达到一个最优的解决方案。(虽然这一过程在很多公司进行的并不顺利)。事实上,在很多案例中,供应商通常更愿意花精力做使用部门的工作以促成合作的达成。这也从一个侧面说明,即使在采购集中的前提之下,权利也并非都集中在采购一个部门那里。

第三,当有采购部门进行集中采购后,数据文件也进行了统一。这就是说大大方便了日后的监管。采购人员做的每一个合同都是有据可查的,报价,比较,审核都需要存档。那么对于内部审计来说就非常容易检查。而当分散到各个部门之后,存档的资料数据就有可能五花八门,甚至无据可查,这样就没法从事后审计中找到问题。

所以总结来说,只要有采购行为,就有腐败发生的可能性。而集中到采购部门是比分散到各个使用部门更好的控制腐败的方式。

但是,这不是说采购部门就不会发生腐败了。那么,如何打造阳光采购模式呢?

请见下节分享:怎样建立阳光采购体系?

 


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卓越采购
写给老板们的采购管理书:3、采购部门的设立是能控制成本还是增加腐败
编辑:唐子婷

这确实是一个问题,原先分散的采购,每次采购额都不大,供应商也不太有兴趣花太多精力去“公关”。现在都集中在了采购部,供应商搞明白了,要进入供货,就要先搞定采购人员,于是似乎出现了权利过度集中可能带来的腐败问题。

不可否认的是,采购部是和钱打交道的部门,也是代表企业去选择筛选合作方的部门,如果没有良好的流程控制以及采购人员的自律的话,腐败是有可能产生的。对于老板们来讲,这是个心头大忌啊。

但是这个问题确不是“是”与“不是”的问题,而是怎么是更好的解决方案问题。

首先,只要有采购行为的地方,都是有腐败发生的可能性的。然而如果各个部门都在采购,大家都在用不同方式做同一件事情的话,监管是无从谈起的。然而当集中到了采购,于是采购部门就成了大家关注的重点,反而使采购部门要时时警醒自己,自律自查,通过流程控制,事后监管审计来约束自己的行为,建立“廉洁采购”的形象。采购部门如果不一贯的约束自己,就会常常感觉自己是“众矢之的”,成为高风险的职业领域。

第二,当采购分散的时候,虽然采购额分散了,但是通常各个使用部门更关心质量交期服务,在这个前提之下才是价格因素。也就是说可能会倾向于采购价格更好,“更优质”的产品。这样的前提下,供应商有更多愿意去“努力”的空间。而且使用部门由于时间限制,没有足够精力去做三家比较询价,这样可能供应商有更多“利润空间”进行操作。从组织结构的机制上说,当采购独立出来之后,采购部门的最重要KPI是成本控制,就有可能和使用部门就成本和质量之间达到一个最优的解决方案。(虽然这一过程在很多公司进行的并不顺利)。事实上,在很多案例中,供应商通常更愿意花精力做使用部门的工作以促成合作的达成。这也从一个侧面说明,即使在采购集中的前提之下,权利也并非都集中在采购一个部门那里。

第三,当有采购部门进行集中采购后,数据文件也进行了统一。这就是说大大方便了日后的监管。采购人员做的每一个合同都是有据可查的,报价,比较,审核都需要存档。那么对于内部审计来说就非常容易检查。而当分散到各个部门之后,存档的资料数据就有可能五花八门,甚至无据可查,这样就没法从事后审计中找到问题。

所以总结来说,只要有采购行为,就有腐败发生的可能性。而集中到采购部门是比分散到各个使用部门更好的控制腐败的方式。

但是,这不是说采购部门就不会发生腐败了。那么,如何打造阳光采购模式呢?

请见下节分享:怎样建立阳光采购体系?

 


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